سیستم اطلاعات منابع انسانی (HRIS)

سیستم اطلاعات منابع انسانی

2-2 سیستم اطلاعات منابع انسانی  

۲-2-1 سیستم اطلاعات مدیریت

2-2-2تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی

۲-2-۳ کاربرد تکنولوژی پیشرفته

۲ -2-۳-۱ مشارکت بیشتر در تصمیم گیری

۲-2-۳-۲ افزایش سرعت در تصمیم گیری

۲-2-۳-۳ افزایش سرعت در شناسایی مسائل

۲-2-۴ طرح ریزی سازمان

۲-2-۴-۱ کاهش ارتفاع هرم سازمان

۲-2-۴-۲ تمرکز یا عدم تمرکز بیشتر

۲-2-۴-۳ بهبود هماهنگی

۲-2-۴-۴ شرح دقیقتری از وظایف

۲-2-۴-۵ افزایش کارکنان متخصص

2-2-۵ مزایای به کارگیری  سیستم های اطلاعات مدیریت

2-2-۵-۱ مزایای مستقیم

2-2-۵-۲ مزایای غیر مستقیم

2-2-۶ تعریف سیستم اطلاعات منابع انسانی

2-2-۷ اجزای اصلی سیستم اطلاعات منابع انسانی.

2-2-۸ روند تکال سیستم اطلاعات منابع انسانی

2-2-۹ مراحل اصلی تهیه سیستم اطلاعات منابع انسانی

2-2-۱۰ ویژگی های سیستم اطلاعات منابع انسانی  

2-2-۱۱ ابعاد سیستم اطلاعات منابع انسانی

۲-2-۱۱-۱ تحلیل سازمانی

۲-2- ۱۱-۲ بانک داده

۲-2-۱۱-۳ مدیریت اطلاعات

۲-2-۱۱-۳-۱ اطلاعات مورد نیاز جهت تجزیه و تحلیل منابع انسانی داخلی

۲-2-۱۱-۳-۲ اطلاعات مورد نیاز جهت تجزیه و تحلیل محیطی

۲-2-۱۱-۴ نگاه سیستمی

2-2-۱۲ نقش و اهمیت سیستم اطلاعات مدیریت منابع انسانی در سازمان

2-2-۱۳ از دیگر مزایای سیستم اطلاعات منابع انسانی می توان به موارد زیر اشاره کرد

۲-2-۱۳-۱ کمک به فرآیند تصمیم گیری

۲-2-۱۳-۲ تسهیل و بهینه سازی نظارت و کنترل.

۲-2-۱۳-۳ تسهیل فرآیند مدیریت سیستم اطلاعات منابع انسانی

۲-2-۱۳-۴ وحدت رویه

۲-2-۱۳-۵ صرفه جویی و بهره وری

۲-2-۱۳-۶ تمرکز زدایی

۲-2-۱۴ مشکلات و موانع به کارگیری سیستم اطلاعات منابع انسانی   

منابع سیستم اطلاعات منابع انسانی

تعریف سیستم اطلاعات منابع انسانی

تعریف 1)

منظور استفاده از روش منظم و سازمان یافته برای کسب اطلاعات است که تصمیم گیری عقلایی درباره منابع انسانی را در سازمان امکان پذیر می سازد . این اطلاعات باید به روز ، صحیح ،دقیق ، کوتاه و مختصر ، مربوط و مناسب ، کامل و به هنگام باشد ( سعادت ،1386: 4)  .

تعریف 2 )

یک روش سیستماتیک برای جمع آوری ، ذخیره ، نگهداری ، بازیابی نیازهای اطلاعاتی معتبر برای یک سازمان درباره منابع انسانی اش و فعالیت های پرسنلی و کارکترهای واحد سازمانی است (کواچ و همکاران ، 1999).

تعریف 3 )

نرم افزار یا راه حل آنلاین برای ورود به اطلاعات و ردیابی داده هاست ، اطلاعات و داده های مورد نیاز مانند حقوق و دستمزد منابع انسانی ، مدیریت ، حسابداری و توابع در یک کسب و کار (هیسفاید[1] ،2010).

تعریف 4 )

زیرسیستم حقوق و دستمزد ، پاداش و مزایا و هزینه بازخرید یا زیرسیستم حسابداری مالی یکپارچه می شوند .  این امر موجب جلوگیری از تکرار اطلاعات موردنیاز برای تصمیم گیری در مورد نابع انسانی بر مبنای هزینه می شود (سامر[2]،ترجمه شفایی و دبیری ، 1384 : 207).

تعریف 5 )

این سیستم قادر است تا با استفاده از پایگاه داده در رابطه با نیروی انسانی سازمان ، اطلاعات مورد نیاز را برای تصمیم گیری مدیران میانی و مدیران ارشد سازمان در رابطه با مدیریت منابع انسانی سازمان فراهم سازد (علوی ، 1389 : 1).

تعریف 6 )

به عنوان یک سیستم مبتنی بر فن آوری مورد استفاده برای به دست آوردن ، ذخیره ، دستکاری ، تجزیه و تحلیل ، بازیابی و توزیع اطلاعات مربوط به منابع انسانی سازمان است (آسافو، 2007).

تعریف 7 )

سیستم اطلاعات منابع انسانی سیستمی هست که به ما اجازه می دهد که اطلاعات مربوط به تمام کارکنان در یک پایگاه داده را امکان پذیر می کند (راه^[3] ، 2010).

تعریف 8 )

یک سیستم اطلاعات منابع انسانی برای جمع آوری ، ذخیره ، نگهداری ، بازیابی داده های مورد نیاز یک سازمان از کارکنانش و همچنین کمک به برنامه ریزی ، امور ادار ی، تصمیم گیری و کنترل فعالیت های سیستم اطلاعات منابع انسانی . سیستم اطلاعات منابع انسانی عبارت است از یک روش سازمان یافته جمع آوری ، نگهداری و ارائه اطلاعات به مدیران به منظور تصمیم گیری در امور چهارگانه مدیریت منابع انسانی . چنین سیستمی باید دارای مشخصات زیر باشد :

• الف – اطلاعات به روز باشد و به موقع در اختیار استفاده کننده قرار گیرد .
• ب – اطلاعات صحیح و دقیق باشد .
• ج – اطلاعات مربوط و مورد نیاز مدیران باشد .
• د- کلیه اطلاعات مورد نیاز برای هرنوع تصمیم گیری به طور سریع در اختیار قرار گیرد (میرسپاسی ، 1362 : 69).

اجزای اصلی سيستم اطلاعات منابع انساني

• سيستم مديريت
• سيستم سخت افزار و نرم افزار
• سازمان ( ساختار ، سيستم ها و روشها ) است(سلمانی ، 1381: 54).

تهيه و اجراي سیستم اطلاعات منابع انسانی به مثابه تهيه و احداث ساختمان است. همچنانكه براي احداث يك بنا سه جزء اصلي مصالح و مواد ، طرح و نقشه و سازنده(معمار) مورد نياز است ، براي تهيه سيستم اطلاعاتي نيز سه جزء اصلي فوق يعني سيستم مديريت به منزله سازنده، سيستم سخت افزار و نرم افزار به عنوان مصالح و مواد و سازمان به مثابه طرح و نقشه مورد نياز است(صرافی زاده ، 1381: 122).

هر چند نظام اطلاعات از دانش فني رايانه براي پردازش داده ها و تبديل آن ها به اطلاعات معني دار بهره مي گيرد ، ولي ميان رايانه و برنامه آن و نظام اطلاعاتي تفاوت چشمگيري وجود دارد. رايانه وسيله انبار و پردازش اطلاعات را فراهم مي آورد .

برنامه و نرم افزار وسيله براي كنترل عمليات رايانه است. دانستن كار با رايانه و نرم افزار ها در طراحي راه حلهاي مشكلات سازماني بسيار ضروري است،ولي راهنمايي و دليل استفاده از اينها را نظام اطلاعات ارائه مي دهد كه رايانه بخشي از آن است. خانه سازي مثال روشنگر خوبي در اين زمينه است .

رايانه و نرم افزاردر حكم مصالح اند كه به تنهايي نمي توانند اطلاعات سودمند و مورد نياز سازمان را فراهم آورند. براي درك نظام اطلاعاتي بايستي به مسئله هايي كه بايد حل شوند ، ساختار و عوامل سازنده آن و فرايند هاي سازماني كه را ه حل ها را اجرا خواهند كرد آگاه شد. مديران امروز بايد ميان دانش فني رايانه و ديگر بخشهاي نظام اطلاعات پيوند مناسبي را ب هوجود آورند.

براي درك نظام اطلاعات و بازشناسي آن از كاركرد محدود رايانه ، مديران بايد به ابعاد گسترده نظام شامل، سازمان، مديريت و دانش فني و تعامل آن ها آگاه باشند. در آن صورت مي توانند با به كارگيري سنجيده و بهنگام اين عوامل ، راه حل مناسبي براي مسائل سازمان يافته به كار بندند (سلطانی ، 1382 : 70).

روند تکامل سیستم اطلاعات منابع انسانی

سیستم اطلاعات منابع انسانی در فرايند تكامل، يك سير تدريجي را طي كرده اند.

در زير به اختصار به اين روند با ذكر كاربرد هايي از سیستم اطلاعات منابع انسانی اشاره مي شود (میرسپاسی ، 1382 : 69) :

• پردازش داده: اين سيستم، تغييرات را ثبت و فايل اصلي تغييرات را بهنگام مي كند. مانند:تغييرات حضور و غياب كاركنان يا آخرين عضويتهاي استخدامي كاركنان سازمان.
• سيستم اطلاعات مديريت: اين سيستم ، اطلاعات وتغييرات را مديريت و كنترل مي كند. مانند: شناسايي كاركنان مشمول بازنشستگي در سال آتي يا ارائه فهرستي از كاركنان براي انتصاب در يك پست خاص برابر شاخص هاي مورد نياز .
• سيستم پشتيباني تصميم: اين سيستم ، مديران را در در تعيين سياست اطلاعات پشتيباني مي كند. مانند: تعداد نيروي انساني مورد نياز بر مبناي پروژه يا انتخاب نوع و ميزان تسهيلات و خدمات رفاهي به كاركنان بر مبناي ميزان بودجه.
• سيستم اطلاعات استراتژيك: اين سيستم براي ايجاد خدمات اطلاعاتي جديد و استفاده از فرصت ها براي كسب درآمداستفاده مي شود كه اين امر باعث خواهد شد تا واحد هاي درگير در سيستم اطلاعات از مراكز هزينه به مراكز سود تبديل شوند مانند: انعقاد قراردادهاي جديد و يا حضور در پروژه هاي خارج از سازمان بر مبناي توان مهندسي و علمي كاركنان سازمان يا پيش بيني مهارتها و توانايي هاي مورد نياز و توانا سازي و آموزش كاركنان براي پروژه هايي كه در سال هاي آتي به بهره برداري مي رسد. ميزان و سطح استفاده از اطلاعات و گزارش هاي سيستم هاي اطلاعاتي فوق در سلسله مراتب سازمان متفاوت است. اطلاعات و كاربردهاي آن در سيستم پردازش داده و سيستم اطلاعات مديريت غالباً مورد استفاده مديران و كاركنان سطح عملياتي و مياني سازمان و اطلاعات سيستم پشتيباني تصميم و سيستم اطلاعات استراتژيك غالباً مورد استفاده مديران سطوح عالي سازمان است.

ويژگي هاي سيستم اطلاعات منابع انساني

سیستم اطلاعات منابع انسانی همانند ساير زير سيستم هاي موجود در سازمان بايستي از ويژگيهاي جامع و مانعي برخوردار باشد. اين ويژگيهاي در دو بعد ساختاري و محتوايي مي توان مورد مطالعه و بررسي قرار گيرد:

ويژگيهاي ساختاری:  منظور، مشخصات و معيارهايي است كه به الگوي سازماندهي و قابليتهاي سخت افزاري تعبيه شده در سيستم اشاره دارد.

مهم ترين اين ويژگيها عبارتند از(علوی، ۱۳۸۴: ۱۲۵)  :

• ۱- قابليت اينترنت و اينترانت
• ۲-قابليت اسكن كردن
• ۳- قابليت امنيت و ارائه خدمات
• ۴-قابليت انعطاف و بازنگري
• ۵-سهولت كاربري
• ۶- راهنماي كاربري

ويژگيهاي محتوايي:  به قابليتهاي اطلاعاتي سيستم در برابر نيازهاي پيش بيني نشده و پيش بيني شده كاربران اشاره دارد. مهمترين آن عبارتند از(ظاهری ، 1381 : 90) :

• ۱- به روز بودن اطلاعات
• ۲-صحت ، اعتبار و دقت اطلاعات) پايايي و اعتبار(
• ۳- اطلاعات مرتبط با فرايندها
• ۴- سرعت در ارائه خدمات
• ۵- قابليت هشدار
• ۶- نگهداري سوابق و بايگاني
• ۷-جامعيت اطلاعات
• ۸- قابليت انتقال به فرمت ها و قالبهاي مورد نظر

در كل چنين سيستمي لازم است از قابليت تهيه و ارائه اطلاعات و گزارش هاي مورد نياز تا قابليت بازبيني و بازنگري آن برخوردار باشد.

جهت مشاهده نمونه های دیگر از ادبیات ، پیشینه تحقیق و مبانی نظری پایان نامه های مدیریت کلیک کنید.

نمونه ای از منابع فارسی سیستم اطلاعات منابع انسانی

• ۱- ابراین،ج،تدین، 138۶،سیستم های اطلاعات مدیریت ، ترجمه امیر مانیان ،  تهران،نگاه دانش، چاپ اول،صفحه۴۵.
• ۲- ابراهیم نژاد ، ر،1380،برنامه ریزی استراتژیک سیستم اطلاعاتی،ماهنامه تدبیر،شماره118،آذر،صفحات 65 تا 68 .
• ۳- ابطحی، س ،1377 ، مدیریت منابع انسانی ، انتشارات دانشگاه پیام نور  ،  چاپ پنجم .
• ۴-احمدی،م،مدیریت رفتار سازمانی،۱۳۸۶ ، چاپ سوم،انتشارات کوهسار،ص ۲۲۰-۲۳۲ .
• ۵-احمدی،م،مدیریت رفتار سازمانی،۱۳۸۳ ، چاپ اول ،انتشارات کوهسار،ص ۵۵ .
• ۶-  اردکانی ، م ، 1386 ، مدیریت نظام علوم ، تحقیقات و فن آوری ، چاپ اول ، نشرتهران ، صفحه 199.
• ۷- ارسیون ، د ، فیتیز گراد ، ج ، 1382 ، پیشرفت سیستم اطلاعات ، ترجمه حسین محمدی ، فصلنامه علمی پژوهشی مدیریت .
• ۸-آسافو ، ترجمه.هاشمی فر ، ا ، تهیه سیستم اطلاعات منابع انسانی ، تدبیر شماره 176 ، ۱۳۸۶، ص 2 .
• ۹- آسافو،ا،1386،تهیه و طراحی سیستم اطلاعات منابع انسانی ، ترجمه اسماعیل هاشمی فر ، ماهنامه تدبیر،شماره  176 ،ص۱۲۶
• ۱۰-اسدی،ع، ۱۳۶۷، مدیریت استراتژیک از دیدگاه اجتماعی،مرکز آموزش مدیریت دولتی ، تهران ، جلد چهارم.
• ۱۱- افتخاری ، ا ، 1384 ، سیستم های اطلاعاتی مدیریت ، نشریه فولاد ، شماره 9 ،صفحات 43 تا 45.
• ۱۲-افجه ، س، ۱۳۸۰، مبانی فلسفی و تئوریهای رهبری و رفتار سازمانی ، سمت، چاپ دوم، تهران،۲۴ .
• ۱۳-افجه ، س، ۱۳۸۸، مبانی فلسفی و تئوریهای رهبری و رفتار سازمانی ، سمت، چاپ سوم، تهران،۳۸۷-۳۷۴.
• ۱۴-ال دفت،ر، تئوری و طراحی سازمان ، ترجمه الوانی ، چاپ سوم ، ۱۳۸۰، انتشارات دفتر پژوهش های فرهنگی.
• ۱۵-ال دفت، ری،۱۳۸۱ ،  سازمان و طراحی ساختار ، ترجمه علی پارسائیان و سیدمحمد اعرابی ، شرکت چاپ و نشر بازرگانی وابسته به موسسه مطالعات و پژوهشهای بازرگانی ،  چاپ اول .
• 16-…
• 17-….