سيستم اطلاعات مديريت – ادبیات و مبانی نظری

سيستم اطلاعات مديريت

تعاريف سيستم اطلاعات مديريت

2 ـ 3 ـ تاريخچه سيستم اطلاعات مديريت

2ـ 4 ـ انواع سيستم‌هاي اطلاعاتي

2 ـ 4 ـ 1 ـ سيستم پشتيباني تصميم (DSS)

2ـ 4ـ2 ـ سيستم گزارش دهي مديريت (MRS)

2ـ 4ـ3 ـ سيستم‌هاي اطلاعات مديران اجرايي (EIS)

2 ـ4 ـ 4 ـ سيستم خودکار اداري (OAS)

2 ـ4 ـ 5 ـ سيستم پردازش عمليات (TPS)

2 ـ4 ـ 6 ـ سيستم خبره يا هوشمند (ES)

2 ـ5 ـ مديريت و سيستم اطلاعات مديريت

2ـ5ـ1ـ سيستم اطلاعات مديريت و نقش‌هاي مديران

2ـ5ـ2ـ دانش مديريت

2ـ6ـ نقش کامپيوتر در سيستم اطلاعات مديريت

2ـ7 ـ ويژگي‌هاي استثنايي کامپيوتر

2ـ7 ـ1ـ مدل عمومي‌يک سيستم کامپيوتر

2ـ8ـ تفاوت بين کامپيوتر و سيستم‌هاي اطلاعاتي

2 -8- 1- جايگاه سیستم‌ اطلاعات مدیریت، بعنوان يک سيستم

2 -8- 2- ضرورت سيستم اطلاعات مديريت

2 – 9 – سیستم اطلاعات مدیریت منابع انساني

منابع

تعاريف سيستم اطلاعات مديريت

سيستم اطلاعات مديريت [1] عنواني است با كاربرد جهاني و در نشريات علمي‌و تحقيقي مطالب زيادي در مورد آن آمده است و به شكل‌هاي مختلف تعريف و خلاصه شده است. نظر مشترك بيشتر مطالبي كه درباره‌ي سيستم اطلاعات مديريت جمع آوري شده است آن را به اين صورت تعريف كرده است كه “سيستم‌هاي اطلاعات مديريت مجموعه‌اي از اشخاص، داده‌ها و روش‌هايي هستند كه براي فراهم ساختن اطلاعات مفيد براي مديران و كاربران با يكديگر كار مي‌كنند” (سن[2]، 1990، ص 8).

براي درك مفهوم سيستم اطلاعات مديريت، نياز است كه تعاريف متعددي از آن بررسي شود، زيرا در متون مختلف صدها تعريف براي آن ارائه شده است. با اين حال لادون (1994) معتقد است كه “اكثر تعاريف تكنيكي، سيستم اطلاعات مديريت را به عنوان گروهي از اجزاء يكپارچه كه اطلاعات را جمع آوري، پردازش و ذخيره مي‌سازد و اطلاعات را جهت حمايت تصميم گيرندگان توزيع مي‌نمايد تعريف نموده اند” (ص 8). تعاريف سيستم اطلاعات مديريت به اندازه مطالعه آن توسط محققان مختلف متعدد است ولي اكثريت آنها داراي وجوه مشتركي مي‌باشد كه در اينجا تنها به گزيده‌اي از اين تعاريف اشاره مي‌شود:

“سيستم اطلاعات مديريت مجموعه‌اي نظام يافته از افراد، دستورالعمل‌ها، پايگاه داده‌ها و تجهيزات است كه گزارشات لازم و روزمره مورد نياز مديران را جهت تصميم گيري ارائه مي‌نمايد” (صرافي زاده و پناهي، 1384، ص 41).

مدهوشي (1379) با تأكيد بر جنبه كامپيوتري، سيستم اطلاعات مديريت را بدين شرح تعريف نموده است که:

“سيستم اطلاعات مديريت عبـارت است از يك سيستم جامع ماشين ـ كاربر، كه براي آماده سازي اطلاعـات جهت پشتيباني عمليات و وظايف تصميم گيري در يك سازمان به كار مي‌رود؛ اين سيستم از سخت‌افزار و نرم‌افزار كامپيوتري و رويه‌هاي كاري و پايگاه اطلاعاتي و مدلهايي جهت تجزيه و تحليل، برنامه ريزي، كنترل و تصميم گيري استفاده مي‌كند” (ص 19).

ديويد و اولسون[3] (1985) عقيده دارند كه “سيستم اطلاعات مديريت سيستمي‌يكپارچه متشكل از كاربر و ماشين براي ارائه اطلاعات در پشتيباني از عمليات، مديريت و تصميم گيري در سازمان است. اين سيستم از نرم افزار و سخت افزار رايانه اي، راهنماها و دستورالعمل‌ها، مدل‌هايي براي تحليل، برنامه ريزي، كنترل و تصميم گيري و يك پايگاه اطلاعات بهره مي‌گيرد” (ص 6).

در تعريفي ديگر “سيستم اطلاعات مديريت سيستمي‌است كه داده‌هاي محيطي را جمع آوري و داده‌هاي تبادلات و عمليات سازي را ثبت مي‌كند و پس آنها را فيلتر، سازماندهي و انتخاب كرده و به عنوان اطلاعات به مديران ارائه مي‌نمايد” (مورديك و مانسون[4]، 1986، ص 16)

همانطور كه در تعاريف فوق مشاهده گرديد اكثر محققان سيستم اطلاعات مديريت را سيستمي‌يكپارچه مي‌دانند كه نيازهاي اطلاعاتي مديران و كاربران را فراهم مي‌سازند. جامع ترين تعريف از سيستم اطلاعات مديريت توسط آواد[5] در سال 1988 بيان گرديده است كه در اين پژوهش بيش از بقيه تعاريف مورد تأكيد است. آواد (1988) سيستم اطلاعات مديريت را بدين شرح تعريف نموده است:

“سيستم اطلاعات مديريت سيستمي‌يكپارچه، رايانه‌اي و كاربر ـ ماشين است كه اطلاعات لازم را براي حمايت از عمليات و تصميم گيري فراهم مي‌كند. عناصر اصلي اين سيستم عبارتند از: 1) سيستمي‌يكپارچه براي خدمت به تعداد زيادي كاربر، 2) سيستمي‌رايانه اي كه تعدادي نرم افزار اطلاعاتي را از طريق يك پايگاه اطلاعات به هم مرتبط مي‌كند، 3) رابط كاربر ـ ماشين كه به جستجوهاي فوري و موقتي پاسخ مي‌دهد، 4) ارائه اطلاعات به تمام سطوح مديريتي و 5) پشتيباني از عمليات و تصميم گيري” (ص 5).

با مطالعه‌ي تعاريف فوق مي‌توان نتيجه گرفت كه سيستم اطلاعات مديريت سيستمي‌يكپارچه و رايانه‌اي مي‌باشد كه اطلاعات لازم را براي مديران فراهم مي‌آورد و آنان را در تصميم گيري ياري مي‌رساند.

[1] – Management Information system

[2] – Senn

[3] – Davis and Olson

[4] – Murdick and Munson

[5] – Awad

مراحل اساسي تحول سيستم اطلاعات مديريت

منبع : مأخوذ : «صرافي زاده» و «پناهي»، 1380، صص 95-193

در حال حاضر (رضائيان، 1385) جنبشي در جريان است تا از «هوش مصنوعي[1]» براي حل مسائل مديريتي استفاده کنند، يعني اين که رايانه را به گونه اي برنامه ريزي کنند که بتواند مانند ذهن انسان برخي از کارهاي استدلال منطقي را صورت دهد. يک شاخه فرعي هوش مصنوعي تحت عنوان «سيستم خبره[2]» بيشترين توجه را به خود جلب کرده است. يک سيستم خبره مانند يک متخصص در يک زمينه خاص انجام وظيفه مي‌کند. يک محدوديت سيستم خبره در اين است که نمي‌تواند هوش فرد را توسعه دهد.

يک راه براي غلبه بر اين محدوديت استفاده از «شبکه‎هاي عصبي[3]» است که شبيه‎سازي‎هاي الکترونيکي و رياضي از مغز انسان است. به طور کلي به همه‎ي سيستم‎هايي که از هوش مصنوعي استفاده مي‎کنند «سيستم‎هاي مبتني بر دانش[4]» گفته مي‎شود. در دهه 1990 برخي از سازمان‎ها، بر روي سيستم‎هاي مبتني بر دانش براي حل مسائل مديريتي سرمايه‎گذاري سنگيني کرده‎اند.

[1] – Artifical Intelligence

[2] – Expert System (ES).

[3] – Neural Networks

[4] – Knowledge-based systems

سيستم گزارش دهي مديريت [1] (MRS)

سيستم اطلاعات مديريت که همچنين سيستم‌هاي گزارشگري اطلاعاتي نيز ناميده شده است از مهمترين سيستم‎هاي پشتيباني مديريت محسوب مي‎شود، سيستم‎هاي گزارش‎دهي مديريت بسياري از نيازهاي اطلاعاتي تصميمات روزمره مديريت را پشتيباني مي‌نمايد. گزارش‌ها، نمايش‌ها (گراف‌ها و نمودارها) و گزارشات واکنشي به وسيله چنين سيستم‌هايي فراهم مي‌گردند.

لوکاس[2] (1994) عقيده دارد که “سيستم گزارش دهي مديريت تمرکز بر پردازش داده‌ها[3] بر خود کار کردن فعاليت‌هاي اداري را به تأکيد بر فراهم کردن اطلاعات مبتني بر گزارش[4] براي گزارش گيري، برنامه ريزي و کنترل مديريت تبديل مي‌کند” (ص 184).

به عبارت ديگر مي‌توان گفت، سيستم‌هاي گزارش دهي مديريت با توليد گزارشات خلاصه و ساختاري و با مبناي منظم و تکراري، کار مديريت را تسهيل مي‌کنند. سيستم‌هاي اطلاعاتي انواع متوعي از گزارشات، نظير گزارشات برنامه‎اي، گزارشات درخواستي، گزارشات خاص، گزارشات تفصيلي، گزارش بر مبناي استثناء و گزارشات تاريخي در اختيار مديران قرار مي‌دهند که در زير چند مورد از آنها (صرافي زاده و پناهي، 1384) توضيح داده شده است:

•  الف) گزارشات برنامه اي: گزارشاتي هستند که به طور متناوب و يا بر اساس برنامه زمانبندي شده مانند روزانه، هفتگي يا ماهانه توليد مي‌شوند.
•  ب) گزارشات درخواستي: اين گزارشات بر مبناي درخواست مديران يک سري اطلاعات خاص را ارائه
  مي‌کنند. به عبارت ديگر ماهيت اين گزارشات درخواستي مي‌باشد.
•  ج) گزارشات تفصيلي: در اين نوع گزارشات، ريز اقدام اطلاعاتي که منجر به تهيه گزارشات ديگر شده است را مي‎توان دريافت نمود. اين نوع گزارشات براي کنترل اقدام اطلاعات گزارشات ديرافت مي‌شود و نشان دهنده مبناي شکل گيري يک عدد در گزارش مي‌باشد.
•  د) گزارشات بر مبناي استثناء:

“اين گزارشات فقط در مواردي که وضعيت غيرعادي بوده و علائم هشداردهنده وجود داشته باشد تهيه مي‌شود. اين گزارش‌ها براي مديران در مسأله تأخيرات مفيد است زيرا يکي از وظايف مديران حل مسأله است و بررسي تأخيرات براي مديريت صحيح، اساسي است”. (مدهوشي، 1379، ص 35).

در نتيجه سيستم‌هاي گزارش دهي مديريت يکي از مهمترين سيستم‌هاي سازماني مي‌باشند. چرا که، بزرگترين هدف  سيستم‌هاي اطلاعاتي ارتقاء توان تصميم گيري مديريت به سطحي واقعاً بالا مي‌باشد. علاوه بر اين سرعت در بازيابي اطلاعات با توجه به دسترسي سريع به آنها، امنيت، دقت تمرکز در اطلاعات از ديگر خصوصيات سيستم‌هاي اطلاعاتي مديريت مي‌باشد.سن[5] (1990) عقيده دارد که “سيستم اطلاعات هر مديري در هر سازماني به مانند لباسي است که با توجه به خصوصيات شخصي و منحصر به فرد او (طرز تلقي، ديدگاه‌ها و استعدادها) تهيه شده است و در رويارويي با يک موقعيت خاص، مديران ديدگاه‌هاي متفاوتي را در پيش مي‌گيرند” (ص 499).

همچنين سيستم گزارش دهي مديريت مانند هر سيستم ديگري داراي عناصر و ساختاره مي‌باشد، معمولاً در سيستم‎هاي اطلاعات مديريت داده‌هايي مورد پردازش قرار مي‌گيرند که توسط سيستم پردازش مبادلات[6] (TPS) و ديگر منابع اطلاعات داخلي توليد مي‌شود، شکل زير ساختار يک سيستم اطلاعات مديريت را نشان مي‌دهد.

[1] – Management Reporting System (MRS)

[2] – Lucas

[3] – Data Processing

[4] – Paper-Based Information

[5] – Senn

[6] – Transaction Processing Systems

ضرورت سيستم اطلاعات مديريت

اهميت اطلاعات در ساليان اخير بطور فزاينده‌اي مورد توجه و تأکيد قرارگرفته است. بسياري از دانشمندان پيشرفت‌هاي سريع چند دهه اخير را مديون وسايل و تجهيزات الکترونيکي و ارتباطي مي‌دانند. جان نيس بيت[1] در کتاب خود[2]، پديده انفجار اطلاعات[3] در کشورهاي صنعتي را مطرح ساخت و معتقد بود که کشورهاي صنعتي در حال گذر از يک جامعه صنعتي به جامعه اطلاعاتي هستند.

گليسون و چودهاري[4] (2002) در ارتباط با ضرورت سيستم اطلاعات مديريت بيان مي‌دارند که “مديران به دلايل گوناگون به سيستم اطلاعات مديريت نيازمندند، ازجمله: 1 ـ محدوديت‌هاي فکري بشر در پردازش و ذخيره سازي 2- محدوديت‌هاي دانش 3-کاهش هزينه 4- حمايت فني 5- حمايت از کيفيت 6 – حاشيه رقابت و مهندي مجدد” (ص 156). بعلاوه مديران براي دستيابي به ترکيب مناسبي از استراتژي، انگيزش، تکنولوژي و طرح سازماني جهت دوام و تعالي سازمان خود به فناوري اطلاعات روي آورده اند. سين[5] (1990) در ارتباط با ضرورت سيستم اطلاعاتي بيان مي‌دارد که :

اصولاً نياز به فناوري‌هاي اطلاعات ناشي از سه عامل است : اول، اينکه فناوري اطلاعات صنعتي استراتژيک است و در زمره سودآورترين صنايع جهان به شمار مي‌آيد. دوم اينکه فناوري اطلاعات يک فناوري مادر و کليدي است و در تمام صنايع و خدمات کاربرد دارد و سوم اينکه، فناوري اطلاعات يک زير بناي اساسي است که همه سازمان‌ها را قادر مي‌سازد تا از دانش بشري استفاده کنند و همچنين در اعتبار آن سهيم شوند و در فضاي اطلاعاتي مناسب تنفس کنند، هزينه‌هاي خود را کاهش دهند و بهره وري هرکيفيت محصول و خدمات خود را افزايش دهند (ص 18) .

[1] – John Naisbitt

[2] – Magatrends:Ten Direchtions Transforming our lives

[3] – Information Explosion

[4] – Gilsson and Chowdhury

[5] – Senn

جهت مشاهده نمونه های دیگر از ادبیات ، پیشینه تحقیق و مبانی نظری پایان نامه های مدیریت کلیک کنید.

نمونه ای از منابع و مآخذ

• آرمسترانگ، مايكل. (1381). مديريت استراتژيك منابع انساني (ترجمه‌ي سيدمحمد اعرابي و داود ايزدي). تهران: انتشارات دفتر پژوهش‌هاي فرهنگي
• ال دفت، ‌ريچارد. (1377). تئوري و طراحي سازمان (ترجمه‌ي علي پارسيان و محمد اعرابي). جلد اول، تهران: انتشارات موسسه دفتر پژوهش‌هاي فرهنگي.
• استاد محمدي، اصغر. (1379). شناسايي موانع مرتبط با استقرار سيستم اطلاعاتي مديريت در حوزه ستادي وزارت كشاورزي. پايان‌نامه‌ي كارشناسي ارشد مديريت، دانشگاه تهران.
• اسماعيلي، عبدالله. (1380). طراحي سيستم اطلاعات مديريت شركت روغن‌نباتي نرگس شيراز. پايان‌نامه‌‌ي كارشناسي ارشد مهندسي صنايع، دانشگاه علم و صنعت ايران.
• ابطحي، سيدحسين. (1383). مديريت منابع انساني. تهران: انتشارات موسسه تحقيقات و آموزش مديريت.
• بهشتيان، ‌مهدي و ابوالحسني، حسين. (1373). سيستم اطلاعات مديريت. تهران: انتشارات پرديس.
• بهان، كيت و هولمز، ديانا. (1377). آشنايي با تكنولوژي اطلاعات (ترجمه‌ي مجيد آذرخش و جعفر مهرداد). تهران: انتشارات سمت.
• پاشاشريفي، حسن و شريفي، نسترن. (1380). روش‌هاي تحقيق در علوم رفتاري. تهران: انتشارات سخن.
• جمشيديان،‌ مهدي و اخوان‌صراف، رضا. (1381). نظريه سيستم‌ها و وظايف مديران. تهران: انتشارات سيمين.
• جزني، نسرين. (1386). مديريت منابع انساني. تهران: انتشارات نشر ني.
• جزني، نسرين. (1387). مديريت منابع انساني. تهران: انتشارات ني.
• خليلي شوريني، سياوش. (1375). روش‌هاي تحقيق در علوم انساني. تهران: انتشارات يادواره كتاب.

نمونه ای از منابع لاتین

• Abekeye,A .(1997). Importance of management information system. Journal library Review. Vol 14, p.53-96
• Ahituv, Niv. & Neumann, seev. (1990). Principles of information system for management. Wmc. Brown publishers.
• Argris,c.(1991). Management information systems: the college to rationality and emotionality. New York: management science.
• Armstrong, M. (1993). A hand book of personnel management practice. London: kogan page.
• Armstrong, Michael. (2002). Performance management: key strategies amal practical guld lines. London: kogan page.
• Awad, E.M (1988). Management information system: concept structure and applications. California: the Benjamin cummings.
• Backstrom , J. & Nohlberg , M . (2007).user – centred security applied to the developed of a management information system. Journal of the Information Management & Computer Security. Vol: 15, issue: 5, p 372 – 387.
• Best D.P. (2002). The future of information management. Journal of Information Management. vol , 8, NO, 1.March, PP13
• Bridje, J. (2003). The future of human resource management and MIS . Journal Work Study. vol 22.P13-220
• Byars, Rue. (1987). Human resource management. USA: Irwin
• Byras, Lioyd. And Rue. Lesilie. (1987). Human resource management. Arizona: Irwin.
• Byun, D. (1997). Human resource management. In encyclopedia of library and Informaton scienc vol edited by allen kennt. New York: Mrarcel Dekker
• Curts, graham. (1995). business information system: design and practice. Addision – weslwy publishing ltd combridgem uk .
• Decenzo, David. And Robbins, Stephen. (1988). Personnel/human resource management. Englewood cloffs, NJ: prentice – hall.
• Decoties , Thomas . And Morano , Richard . (1977). Applying job analysis to training. Training and Development Journal. Vol: 31, p15-32.
• Duff, w .and Asad. M.C. (2004). Information management: An executive approach. London: oxford university press.

…

…