سیستم اتوماسیون اداری – ادبیات و مبانی نظری

سیستم اتوماسیون اداری

سیستم اتوماسیون اداری    …………………………………………………………………

2-3-1. تاریخچه ……………………………………………………………………………………………

2-3-2. اتوماسیون اداری :یافتن تعریفی مشخص           …………………………………………………..

2-3-3. اتوماسیون اداری (خودکاری اداری) …………………………………………………………….

2-3-4. گردش مکاتبات اداری…………………………………………………………………….

2-3-5. معایب و مشکلات  نظام اداری غیر مکانیزه(مکاتبات اداری) ……………………………………

2-3-6. دلایل استفاده از سیستم اتوماسیون اداری …………………………………………….

2-3-7. دلایل عدم استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری ………………………………………………..

2-3-8. مزایای استفاده از اتوماسیون اداری           ……………………………………………………………………

2-3-8-1. با توجه به وجه مالی و جریان نقدینگی ………………………………………………………………..

2-3-8-1-1. مزایای مستقیم           …………………………………………………………………………………………

2-3-8-1-2. مزایای غیر مستقیم          ……………………………………………………..

2-3-8-2. در مقایسه با مشکلات گردش کار دستی       …………………………………………………

2-3-9. مشکلات استفاده از اتوماسیون اداری………………………………………………………….

2-3-10. استفاده کنندگان از سیستم اتوماسیون………………………………………………….

2-3-10-1. مدیران      ……………………………………………………………………………………………….

2-3-10-2. کارمندان…………………………………………………………………………………….

2-3-10-3. مشتریان …………………………………………………………………………………………………….

2-3-10-4. کارمندان بایگانی و دبیرخانه………………………………………………………………………..

2-3-10-5. بشریت      ………………………………………………………………………………….

2-3-11. ارگونومی در مکانیزاسیون اداری: ……………………………………………………………………….

2-3-12. چالش های اتوماسیون اداری………………………………………………………………………………………..

2-3-13. تکنولوژی لازم برای مکانیزه کردن امور دفتری………………………………………………………….

2-3-13-1. واژه پردازها……………………………………………………………………………………………………

2-3-13-2. نشر رومیزی ……………………………………………………………………………………………..

2-3-13-3. کشو های بایگانی الکترونیکی…………………………………………………….

2-3-13-4. پست الکترونیکی ………………………………………………………………………………..

3-3-13-5. پست صوتی ……………………………………………………………………………

2-3-13-6. فاکس………………………………………………………………………………………………………

2-3-13-7. کنفرانس صوتی ……………………………………………………………………………

2-3-13-8.کنفرانس ویدئویی…………………………………………….

2-3-13-9. کنفرانس های کامپیوتری……………………………………………………………………..

2-3-13-10. سند خوان ها ……………………………………………………………………….

2-3-13-11. ماشین های کپی هوشمند ………………………………………………………………………………..

2-3-14. انتخاب «ترکیب اتوماسیون اداری»برای مدیر……………………………………………………………..

2-3-15. اجرای سیستم های اتوماسیون اداری……………………………………………………….

2-3-16. شرایط استفاده از سیستم اتوماسیون اداری…………………………………………………………..

2 -3-16-1. اطلاعات پایه       ………………………………………………………………………………..

2-3-16-2. عملیات مربوط به نامه های وارده     …………………………………………………………….

2-3-16-3. عملیات مربوط به نامه های صادر.ه……………………………………………………………………

2-3-16-4. عملیات مربوط به مکاتبات داخلی………………………………………………………………………

2-3-16-5. عملیات مربوط به گردش مکاتبات و کارهای اداری………………………………………….

2-3-16-6. عملیات مربوط به پیگیری و ردیابی مکاتبات و کارهای ارجاع شده ………………………………….

2-3-16-7. عملیات مربوط به بایگانی…………………………………………………………………

2-3-16-8. عملیات مربوط به جستجو وبررسی ………………………………………………………………..

2-3-16-9. عملیات مربوط به گزارش ها و مشاهدات……………………………………………………….

2-3-16-10. امنیت حدود دسترسی…………………………………………………………………………………..

2-3-17. تحقق دولت الكترونيك در ايران………………………………………………………………………………..

2-3-17-1. اتوماسيون  فعاليتهاي اختصاصي     ………………………………………………………………

2-3-17-2. اتوماسيون فعاليتهاي عمومي           ………………………………………………………………..

2-3-18. مزایای دولت الکترونیکی           ……………………………………………………………………………….

منابع

اتوماسیون اداری :یافتن تعریفی مشخص

عده ای معتقدند که سیستم و چارچوبی به نام اتوماسیون اداری وجود ندارد، بلکه تركيبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل در امور مرتبط با فعالیت های اداری را اتوماسیون اداری می نامند. از دهه 1960 که جنبه های بیشتری از کاربردها وفعالیت های اداری و بازرگانی گسترش یافت، وجود یک سیستم،یکپارچه اداری، که حجم عظیم مکاتبات و اطلاعات را در بر گیرد به وضوح احساس شد که با نام های مختلفی مانند سیستم اداری^[1]،سیستم های اطلاعات اداری^[2]، سیستم های کاربر نهایی و سیستم های کاربر نهایی محاسباتی نامیده شده است. ولی عمومی ترین وبالاترین درجه از اتوماسیون سیستم های اداری به نام اتوماسیون اداری معروف است.(لاودن،1384،ص126)

سیستم های فوق تعریف مشخصی ندارند بلکه منحصر به تعیین دیدگاه های کاربر است و این خود به این معنی است که سیستم های اتوماسیون اداری دارای تعاریف متعددی است که در اینجا به برخی ازآنها اشاره می شود:

– در تعریفی ساده اتوماسیون اداری را استفاده از فناوری مناسب برای کمک به مدیریت اطلاعات می دانند.(مک لئود،1377،ص471)

– از دیدگاه ریموند^[3] اتوماسیون اداری عبارت است از تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیر رسمی که به  برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس کمک می نماید. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی،سیستم اطلاعات مدیریت وسیستم پشتیبانی ازتصمیم گیری متمایز می سازد ،ارتباطات است،به این معنی که اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هردو صورت شفاهی و کتبی استفاده می گردد.(مک لئود،1377،ص472)

– از طرفی زواس^[4] معتقد است که سیستم های اطلاعات اداری از امور اداری بوسیله فناوری اطلاعات حمایت می کنند. سیستم اطلاعات مدرن از جمله اجزاء سیستم اطلاعات مدیریت است که ابزارهایی را برای ارتباطات و هماهنگی مابین کارگران دانشی و بوسیله ایجاد مدیریت اثربخش اسناد و پیام ها و جلسات الکترونیک فراهم می آورد.(لاودن،1384،ص128)

مارتین پوپک^[5] نیز چنین تعریفی را از اتوماسیون اداری ارائه داده است که اتوماسیون اداری انسجام پیشرفته برنامه ریزی شده ای از فناوری های جدید و فرایند های مدرن است که بهره وری واثربخشی تمام کارکنان دانشی (مدیران، متخصصان،کارکنان و مشتریان) را افزونی می بخشد.(مک لئود،1377،ص472)

– در تعریفی دیگر اتوماسیون اداری را کاربرد وسایل الکترونیک در فعالیت های دفتری به منظور افزایش کارایی ناشی از تکامل تبادل اطلاعات، در داخل دفتر و بین دفاترو محیط آنهاکه درنتیجه با ارائه اطلاعات بهتربرای تصمیم گیری می تواند به مدیر سود برساند میدانند.(بهشتیان،1373،ص297)

– همچنین مجموعه سیستم های نرم افزاری ، سخت افزاری و مخابراتی، که امکان گردش اطلاعات الکترونیکی را بصورت بدون کاغذ، میان کاربران بیرون و درون سازمان بر پایه اطلاعات رسمی و غیر رسمی، مبتنی بر سیستم های کاربردی و غیرآن فراهم می سازد، سیستم اتوماسیون اداری می گویند. ابزارهایی مانند پست الکترونیک^[6]، نمابر، کنفرانس صوتی^[7] و غیره در این مجموعه قرار دارند.

(بهشتیان،1373،ص299)- انسجام فعالیت های مختلف در یک سیستم (ابزار) کلی برای رسیدن به کاربردهای اداری یا تولیدی یک سازمان خاص را اتوماسیون اداری می گویند، بنابراین اتوماسیون اداری فراتر از افزودن بسته های نرم افزاری است.ماحصل این پدیده یک محیط جدید اداری متکی بر ارتباطات الکترونیکی است. اتوماسیون اداری ابزاری است که نه تنها به ایجاد دانش از داده ها کمک می کند، بلکه انتقال دانش از فردی به فرد دیگر را ممکن می سازد.سیستم های اتوماسیون اداری ، اداره متون، تصاویر، صدا و دیگر اشکال ارتباطی بین افراد، گروه های کاری و سازمان ها را ایجاد، پردازش، ذخیره، اصلاح و منتقل می سازد.بنابراین انسجام الکترونیکی در اتوماسیون اداری فاکتوراساسی می باشد(مومنی،1372،ص504).

همانطور که بیان شد تعاریف مختلفی از اتوماسیون اداری ارائه گردیده است، ولی در آنها نکات اشتراکی نیز دیده می گردد یعنی در بیشتر تعاریف منظوراز اتوماسیون اداری،مکانیزه کردن سیستم اداری است که در آن رد و بدل کردن اسناد نوشتاری بر روی کاغذ به حداقل رسیده و درزمان، وقت و نیروی انساني صرفه جویی قابل ملاحظه ای صورت می گیرد، به عبارتی به نوعی بهینه سازی در ارسال اسناد در سیستم های اداری ایجاد می نماید.

اتوماسیون اداری (خودکاری اداری)

اتوماسیون اداری ( Office   Automation ) : مکانیزمی است در راستای بهبود بهره وری سازمان از طریق  اعمال مدیریت اثر بخش و کاربرد مجموعه فعالیتهای سازمان با بهره گیری از : گردش الکترونیکی مکاتبات در سطح سازمان، جستجوی آسان در اطلاعات ذخیره شده ، پاسخگویی سریع و به موقع به مراجعان، حذف کاغذ از چرخه مکاتبات اداری ، اعمال کنترل مناسب بر کاربران ، ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات، بهبود ارتباطات درون سازمانی. سیستم اتوماسیون اداری وظیفه بر قراری ارتباطات داخلی سازمان و همچنین افراد سازمان با خارج از سازمان را عهده دار است .

این ارتباط به بهبود هماهنگی فعالیت ها و کیفی کردن کار کمک می کند . پردازشگر های متن ، پست الکترونیک ، ارسال صدا ، ارسال فاکس ، ویدئو کنفرانس و کنفرانس کنفرانس صوتی از ابزار هایی هستند که می تواند در این مجموعه  به کار رود . سیستم اتوماسیون اداری از سیستم کارتابل و مدیریت فرایند ها تشکیل می شود که با سیستم دبیر خانه، سیستم های پردازش عملیات و سیستم آرشیو در ارتباط است . بنابراین در یک مجموعه کامل اتوماسیون اداری کلیه عملیات سازمان ازطریق سیستم های نرم افزاری سازماندهی مي شود .

باید توجه کرد که ازطریق مدیریت فرایند ها در یک سیستم جامع نرم افزاری می توان تمامی عملیات یک سازمان را با استفاده از ابزار های پیش گفته به نحو مطلوب سازماندهی کرد . می توان با استفاده  از سیستم مدیریت فرایند گردش کلیه فرمهایی را که در سیستم های پردازش عملیات (TPS ) وجود دارند را از طریق سیستم کارتابل به انجام رساند . به این ترتیب بدون استفاده از فرمهای کاغذی ” تایید های ” مورد نیاز هر فرم تعریف می شود و با گردش آن در سیستم کارتابل هر  فرایند تکمیل  می شود . بنابراین اتوماسیون اداری فراتر از بکار گیری تنها یک سیستم کارتابل در سازمان است ولی بخشی از آن محسوب می گردد .

ضمن آنکه باید توجه داشت با استفاده از سیستم های یکپارچه که در آن کلیه فرایند های سازمانی با یکدیگر مرتبط هستند می توان به مفهوم کامل به سمت سازمانی حرکت کرد که در آن گردش اطلاعات سریع به موقع و با اطمینان را انتظار داشت و حتماً بدون استفاده از حتی یک برگ کاغذ .امروزه چگونگی ارتباطات و مکاتبات اداری در سازمان ها و موسسات اقتصادی به کلی متحول شده است، به  گونه ای که دیگر فرایند های کند وزمان بر اداری پذیرفتنی نیست. بر این اساس ، ضرورت دارد تا ابزاری فراهم شود که با بهره جویی از آن بتوان با سرعت و دقت به انجام فرایند های اداری و پاسخگویی به موقع به آنها پرداخت. به این منظور، استفاده از سیستم اتوماسیون اداری بستر مناسبی رابرای سرعت بخشیدن به امور روزمره فراهم می سازد.

در فرایند حل مسئله عامل زمان نقش تعیین کننده ای دارد، راه حلی که به موقع حاصل نشود به هیچ عنوان کمک کننده نیست. بدین ترتیب اتوماسیون اداری، با نقشی که در سرعت بخشیدن به جمع آوری و ارائه اطلاعات مورد نیاز مدیران ایفا می کند، باعث تصمیم گیری بموقع آنها می شود. اتوماسیون اداری کارکنان دفتری را نیز در انجام عملیات بیشتر ، سریعتر و بهتر بر روی اسناد یاری می نماید. زمانیکه کلیه دریافت ها و ارسالات به صورت الکترونیکی امکان پذیر باشد، کارهای اداری و دفتری، با کیفیت برتر و توزیع سریعتر انجام می شود. با استفاده از انتقال الکترونیکی نامه ها و مکاتبات ، کاهش هزینه های دفتری امکان پذیر است.(venegas،2007،ص21)

دلایل استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری

همانطور که قبلا ذکر گردید عدم وجود یک سیستم مکانیزه مکاتبات اداری در سازمان مشکلات و مسائل خاصی را در بر دارد، اما علاوه بر مشکلات مذکور برخی از مهمترین عواملی را که سبب تمایل به استفاده از اتوماسیون اداری می گردند به شرح ذیل می باشند:

– کمبود نیروی کار

– هزینه زیاد نیروی کار

– افزایش توان تولید یا ارائه خدمت

– امنیت کارکنان با دانش نقش نظارتی به آنها

– افزایش سرعت پاسخگویی به متقاضیان

دلایل عدم استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری

اما به موازات دلایل فوق وجود برخی از عوامل، استفاده و اجراء سیستم اتوماسیون اداری را با مشکل مواجه می کند. که برخی از عوامل مهم در زیر آورده شده است.

– مخالفت نیروی کار(زیرا از دید آنها اتوماسیون یکی از دلایل بیکاری است.)

– پرداخت هزینه های زیاد برای متخصصین

– نیاز به سرمایه گذاری اولیه

مشکلات استفاده از اتوماسیون اداری

همانطور که برای اتوماسیون اداری مزایایی قابل تصور است، معایبی را نیز می توان برای آن نام برد که از جمله می توان به موارد زیر اشاره نمود:

• ایجاد تغییرات در محیط انسانی و نادیده گرفته شدن برخی از روابط اجتماعی و انسانی در کارها
• پیچیده شدن و سخت شدن کار با سیستم
• پیدایش اخلاق توجیه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آن به سیستم
• مشکلات جسمانی کارکنان دراثر کار با رایانه
• نپذیرفتن سیستم های مکانیزه توسط مدیران و یا کارکنان
• کم شدن امنیت اطلاعات هم از نظر دسترسی و هم از نظر تخریب. (Ray,Palmer،1995،ص67)

اجرای سیستم های اتوماسیون اداری

در بعضی اوقات سازمان ها سراسیمه شروع به جمع آوری و خرید تکنولوژی موجود ویا بهتر بگوییم، دستگاه ها و ملزومات مورد نیاز برای سیستم های اداری خود می نمایند و سپس اقدام به آموزش کارکنان و الی آخر. نگرشی که در مورد اجرای سیستم های اتوماسیون اداری وجود دارد، یک نگرش سیستمی می باشد که مدل پیشنهادی ذیل یک مدل کامل و جامع برای اجرا وپیاده سازی یک سیستم اتوماسیون اداری می باشد.در مجموع برنامه ریزی استراتژیک برای سیستم های اداری شامل موارد زیر می باشد:

• 1- ارزیابی سازمان و سیستم های اداری فعلی
• 2- تعریف و تعیین مشکلات،غیر اثربخش ها،رویه های غیر موثر سیستم های اداری فعلی.
• 3- تحویل داده های یافته شده در مورد عوامل سیستم یاد شده و انتخاب عوامل پیشنهادی و تعیین پتانسیل برای بهبود وتغییر در تکنولوژی و روش ها.
• 4- نوشتن یک سند(مدرک)برنامه ریزی شده با جزئیات روش ها برای شروع کاروآینده، تعیین اهداف دوراندیشانه برای بلندمدت و ایجاد یک ساختارجدید برای از بین بردن مقاومت در مقابل تغییر شرایط یکی از مهمترین مراحل فاز «طرح ریزی» می باشد.(عندلیب آذر،1379،صص44 -43)

جهت مشاهده نمونه های دیگر از ادبیات ، پیشینه تحقیق و مبانی نظری پایان نامه های مدیریت کلیک کنید.

نمونه ای از فهرست منابع فارسی:

1. آذر. ع و مومني. م.، 1376، آمار و كاربرد آن در مديريت ج 1 و 2 ، تهران ، سمت
2. اعرابی،م،1389،مبانی فلسفی واستراتژیهای تحقیق،تهران ،دانشگاه علامه طبا طبایی
3. ایران نژاد، م،1382 . روش های تحقیق در علوم اجتماعی ، چاپ دوم تهران ، نشر مدیران
4. باب.ي.هيز.،1381،اندازه گيري رضايت خاطر مصرف كننده(طراحي و تنظيم پرسشنامه)،ترجمه جزني نسرين ، سازمان مديريت صنعتي.
5. بهشتیان ، م و ابوالحسنی،ح.،1387، سیستم های اطلاعاتی مدیریت تهران ، شرکت پردیس
6. ب‍ه‍ش‍ت‍ی‍ان. م‍‌،1373 ، ن‍گ‍رش‍ی‌ ج‍ام‍ع‌ ب‍ر ت‍ئ‍وری‌، ک‍ارب‍رد و طراح‍ی‌ س‍ی‍س‍ت‍م‌ه‍ای‌ اطلاع‍ات‌ م‍دی‍ری‍ت‌ “‎،”MIS ب‍ن‍ی‍اد م‍س‍ت‍ض‍ع‍ف‍ان‌ و ج‍ان‍ب‍ازان‌ ان‍ق‍لاب‌ اس‍لام‍ی‌، م‍ع‍اون‍ت‌ اق‍ت‍ص‍ادی‌ و ب‍رن‍ام‍ه‌ری‍زی‌.
7. بررسی باید ها و نباید های راه اندازی شهر الکترونیک در ایران،جامعه مجازی سپنتا،اراک،1386
8. …
9. …