ارتباطات سازمانی (مبانی نظری و ادبیات)

 ارتباطات سازمانی

مبانی نظری و ادبیات ارتباطات سازمانی

2-1. مقدمه

2-2. بخش اول: ارتباطات سازمانی

2-2-1. مقدمه

2-2-2. سازمان

2-2-3. ارتباط

2-2-4. اهمیت ارتباطات

2-2-5. تعاریف ارتباطات

2-2-6.  ارکان اصلی فرایند ارتباطات

2-2-7. ارتباطات سازمانی

2-2-8.  ابعاد ارتباطات سازمانی

2-2-9 ارتباطات سازمانی از دیدگاه مکاتب مختلف مدیریت

2-2-9-1 دیدگاه کلاسیک‌ها در مورد ارتباطات

2-2-9-2 نظریه نئوکلاسیک‌ها و ارتباطات

2-2-9-3  دیدگاه سیستمی در مورد ارتباطات

-2-9-4 دیدگاه اقتضایی و ارتباطات

2-2-9-5 دیدگاه مراوده‌ای یا تعاملی در مورد ارتباطات

2-2-10.  حوزه‌های تحقیقاتی در خصوص ارتباطات سازمانی

2-2-11.  ویژگی‌های ارتباطات سازمانی

2-2-12.  تفاوت ارتباط سازمانی با انواع دیگر ارتباط

2-2-13.  انگیزه و فایده‌ی ارتباطات سازمانی

2-2-14.  انواع ارتباطات در سازمان دارای ساختار رسمی

2-2-15.  فرایندهای ارتباطات سازمانی

2-2-16.  سبك‌‌های ارتباطی در سازمان

2-2-17.  روابط بین سازمانی

2-2-18.  تئوری X & Y مک گریگور

2-2-19.  ليكرت

2-2-20.  آرجريس

2-2-21. ارتباطات سازمانی از ديدگاه سيژل و ماركوني

2-2-22.  موانع ارتباطات

منابع

ارتباطات سازمانی

 مقدمه

جهان کنونی جهانی است پر از تغییرات شتابان. دگرگونیهاي بسیاري در ارکان جامعه صورت گرفته و پیشرفتهاي سریع علوم و تکنولوژي انسان را با وضعیتی روبرو ساخته که کمتر شباهتی با گذشته دارد. یکی از علومی که تحولات بسیاري داشته علم مدیریت است که پا به عرصه نوینی از حیات خود گذاشته و در پاسخ به چالشهاي محیطی به جستجوي روشهاي تازه پرداخته است. یکی از تحولات اساسی که در مدیریت ایجاد شده است تحول در نحوه نگرش به سازمان است. تا چند دهه گذشته سازمانها به عنوان ابزارهایی براي ایجاد هماهنگی بین افراد و کنترل افراد در راستاي دستیابی به اهداف بودند ولی امروزه سازمانها با نگرش وسیعتر درنظرگرفته می شوند و به مفاهیمی چون فرهنگ و ارتباطات سازمانی توجه ویژه اي می شود.

تقریبا در دو دهه گذشته بسیاري از دانشمندان و محققان مدیریت به بررسی نقش فرهنگ و ارتباطات در عملکرد سازمانها پرداخته و تحقیقات و مطالعات فراوانی نیز در این زمینه انجام گرفته است. ارتباطات سازمانی یک موضوع پیچیده و نقش آن در عملکرد سازمان بسیار حائز اهمیت است. توجه به فرهنگ و ارتباطات سازمانی منحصر به مراکز علمی نیست، بلکه سازمانهاي تجاري و تولیدي نیز از آن بعنوان کلید موفقیت یاد نموده اند.

ارتباط براي هماهنگی فعالیتهاي گروهی، اجراي وظایف رهبري و انجام وظایف مدیریتی لازم است، بنابراین مدیرانی که مدیریت خود را با توجه به مفاهیم ارتباطات سازمانی اعمال نمایند به وضوح از موفقیت بیشتري برخوردار خواهند گردید. در مدیریت اموري چون ارتباطات انسانی، عوامل موثر بر ارتباطات، گروههاي رسمی و غیررسمی، روشهاي بهبود ارتباطات و رفع موانع ارتباطی در سازمان حائز اهمیت است.

سازمان

براي بررسی دقیقتر مفهوم ارتباطات سازمانی ابتدا به توضیح مفاهیم سازمان و ارتباطات می پردازیم. سازمان به مجموعه اي اجتماعی، هدفدار و وظیفه مدار اطلاق می شود. مجموعه اي که هر کدام از اعضاي آن داراي هدف هاي فردي هستند و کل مجموعه به عنوان یک نظام داراي اهداف سازمانی می باشد. این مجموعه براي انجام فعالیتهایش به نوعی هماهنگی در چارچوب یک ساختار سازمانی نیازمند است. هیچ سازمانی نمی تواند در خلاء به وجود آید یا در آن به ادامه فعالیت بپردازد، بلکه همه سازمانها توسط محیط هاي اجتماعی پیرامون که هم بر آنها اثر می گذارند و هم از آنها تاثیر می پذیرند احاطه شده اند.

سازمان یک پدیده اجتماعی است از جمع عده ای افراد که توانایی همکاری داشته و با ایجاد روابطی گوناگون برای نیل به هدف مشترکی کوشش می نمایند، تشکیل می شود. آنچه در سازمانها به صورت یکسان و مشابه وجود دارد، اصل نیاز تقسیم کار و در نتیجه هم آهنگی و هم کاری است برای وصول به هدف که در حقیقت به منظور نیازهای معینی تعیین گردیده است(امیرکبیری، 1384، 15).

 ارتباط

براي اینکه یک اندیشه به واقعیت بپیوندد باید برنامه اي وجود داشته باشد و هنگامی که یک برنامه توسعه می یابد باید با افرادي که درگیر اجراي آن هستند ارتباط برقرار شود. در این زمینه ارتباطات وسیله به دست آوردن حاصل کار از دیگران به شمار می رود و به عنوان فرآیند انتقال و دریافت اطلاعات تعریف می شود. ارتباطات نقطه آغاز کلیه وظایف مدیریتی است. بدون ارتباطات، برنامه ریزي، سازماندهی و کنترل مقدور نیست زیرا درك اطلاعات و انتقال آنها ممکن نیست.

ارتباط فرآيندي است كه طي آن افكار، عقايـد و احساسات يك فرد به فرد ديگر منتقل مي شود ارتباط فرآيندي است آگاهانه يا ناآگاهانه، خواسته يا ناخواسته كه از طريق آن احساسات و نظرات به شكل پيامهاي كلامي و غير كلامي بيان، ارســال، دريافت و ادراك مي شوند. بنا به تعريفي ديگر ارتباط فرآيند انتقال پيام از فرستنده به گيرنده به شرط اين كه ذهنيات مورد نظر فرستنده به گيرنده پيام انتقال يابد و بالعكس مي باشد(بركو و همکاران، 1386، 5).

ارتباطات عبارت است از فرایند ارسال اطلاعات از طریق یک شخص به شخص دیگر و درك آن توسط شخص گیرنده یعنی انتقال و سهیم شدن در اندیشه ها و عقاید و واقعیتها به گونه اي که گیرنده، آنها را دریافت و درك کند. به عبارت دیگر ارتباطات فرایندي است که به وسیله آن افراد در صدد برمی آیند تا در سایه مبادله پیام هاي نمادین به مفاهیم مشترك دست یابند.

ارتباطات فرآیندی است که از طریق آن افراد وسازمانها، به اهداف خود دست می‌یابند. از طریق ارتباط با دیگران؛ ما نگرشها، ارزشها، آرزوها، خواسته‌ها و نیازهای خود را با دیگران تقسیم می‌کنیم(آدنروپلانکت، 1997، 358).

اهمیت ارتباطات – ارتباطات سازمانی

ارتباطات از عوامل بنیادی هویت سازمانی و به قول فیفنر [1] قلب تپنده و جوهره اصلی مدیریت است که از طریق آن فعالیت‌های برنامه‌ریزی، سازماندهی، هماهنگی، رهبری و کنترل توسط مدیریت انجام می‌شود. ارتباطات تبادل جریان «پیام» از یک نفر به نفر دیگر از طریق واسطه و به عبارتی عامل اطلاع‌رسانی و تفاهم بین عناصر انسانی می‌باشد. جان کاتر [2] فرآیند ارتباطات را شامل سه عنصر فرستنده – پیام – گیرنده می‌داند.

به عقیده وی در سازمانی که بین عناصر انسانی پدیده ارتباط برقرار نباشد، در هر نوع و شکلی از تعریف که می‌توان برای سازمان ارائه داد، معهذا سازمان به حساب نمی‌آید.ارتباطات در سازمان موجد قدرت و وسیله‌ای برای به کارگرفتن بهینه اختیارات قانونی و اداری و اعمال آن در طول سلسله مراتب سازمانی می‌باشند. ارتباطات به عنوان «وسیله» اعمال قدرت و مجاری شبکه‌های سازمانی و قوانین مربوط، مسیری برای جریان آن می‌باشند. قدرت در سازمان از مجاری ارتباطی حرکت کرده و از طریق موقعیت‌های فراهم شده ناشی از جریانات ارتباطی، بدواً اعمال شده سپس گسترش یافته و نهایتا به متن سازمان اضافه و حفظ می‌شود . (فخیمی 1379).

1- Pfiffner

2- Jahn Kotter

ارتباطات سازمانی

از ترکیب دو واژه ارتباط و سازمان م یتوان به مفهوم جدیدي دست یافت که ارتباط یا ارتباطات سازمانی نام دارد. در ارتباط سازمانی که یکی از انواع ارتباطات انسانی است، چهار ویژگی هدفمندي، ساختارمندي، وظیفه مداري و محاط بودن در یک سازمان، در مقایسه با انواع دیگر ارتباط بیشتر مورد توجه است. در رویکردهاي گوناگون علم مدیریت در مفهوم ارتباطات سازمانی با توجه به تعریف هر یک از سازمان، تفاوتهاي محسوسی دیده می شود.

براي مثال در مکتب کلاسیک که سازمان به عنوان ماشین در نظر گرفته می شود، عناصر ارتباط به این صورت است: ارتباط یک وظیفه است، مسیر ارتباطی به صورت عمودي است، کانال ارتباطی همواره به صورت کتبی و سبک ارتباط به صورت رسمی است. در دو رویکرد دیگر یعنی روابط انسانی و منابع انسانی که به نیازهاي کارکنان و تاثیر رضایتمندي بر میزان بهره وري توجه می شود؛ ارتباط علاوه بر وظیفه، وضعیتی اجتماعی و ابتکاري دارد. مسیر ارتباط به صورت عمودي، افقی و یا گروهی می باشد. در این جا کانال ارتباط نیز اغلب حالت رودررو و بدون محدودیت را دارد و سبک ارتباط شکل غیر رسمی را دارا می باشد. در مقابل این مکتب می توان به رویکردهاي سیستمی، فرهنگی و انتقادي اشاره کرد.

براي مثال در رویکرد سیستمی، سازمان به عنوان یک موجود زنده دیده می شود که هم بر محیط اثر می گذارد و هم از آن تاثیر می پذیرد و این دیدگاه که متاثر از نظریه عمومی سیستم هاست، هر مجموعه را داراي اجزایی می داند که وجه اشتراك آنها نظم سلسله مراتبی، وابستگی به یکدیگر و مرزهاي نفوذپذیري است. به علاوه، نظام داراي فرایند داده و ستاده و بازخورد است.

نوربرت ونیرا(1969) در کتاب سایبرنتیک یا کنترل، ویژگی هاي هر نظام را به چهار دسته کلی مجموعه، هم پایانی، آنتروپی منفی و تنوع الزامی، تقسیم بندي می کند. در این رویکرد، سازمان عبارت از یک کل با اجزاي پیوسته و متشکل از افراد انسانی، سازمانهاي رسمی و غیر رسمی، روشهاي رهبري و روابط انسانی حاکم بر محیط فیزیکی و افراد آن مجموعه است.

ارتباطات سازمانی را می توان با نگرش فرهنگی نیز مورد بررسی قرار داد. در این رویکرد محیط درونی و بیرونی سازمان داراي فرهنگی قوي یا ممتاز و متشکل از عناصري چون ارزش ها، قهرمانان، آداب و رسوم و شبکه فرهنگی در نظر گرفته می شود. در نگرش فرهنگی به سازمان، توجه به روابط با مشتریان نسبت به ساختار دیوان سالار سازمانی داراي ارزش بیشتري است. در این رویکرد تصویر و هویت سازمانی اهمیت دارد.

در برابر دیدگاه هاي پنج گانه ذکر شده که بر اهداف مشترك سازمانی تاکید دارند، تعارض مفهومی نامطلوب دارد و قدرت حق طبیعی مدیران محسوب می شود، دیدگاه رادیکال ها قرار دارد که تعارض را پدیده اي مثبت و بخشی از امور سازمانی ذکر می کند. بر پایه این نگرش سازمان میدان جنگی است که در آن نیروهاي حریف(مدیریت و اتحادیه ها) در دستیابی به اهدافی بسیار ناسازگار با یکدیگر مبارزه می کنند.

رویکرد رادیکال ها به دو دسته انتقادي و پست مدرن تقسیم بندي می شود که در اولی سازمان عرصه سلطه گري است و دومی سازمان را به عنوان موجودیتی نظم یافته و معنادار زیر سوال می برد. در این رویکرد تسلط بر دانش و اطلاعات، شبکه هاي غیر رسمی ارتباطی، فن آوري ارتباطی و نمادها از عناصر چهارگانه قدرت در سازمان ذکر می شوند.

ارتباطات سازماني از ديدگاه سيژل و ماركوني

گاري سيژل و هلن ماركوني، در زمره پژوهشگراني هستند كه به مساله ارتباطات سازماني عنايت ويژه اي داشته اند، البته لازم به توضيح است كه آنان مساله ارتباطات سازماني را فقط در زمينه خاص امور مالي، حسابداري و حسابرسي و سازمان هاي مربوط به آن ديده اند. براي تجزيه و تحليل فعاليت هاي ارتباطي سازمان و فراهم آوردن راهنمايي براي طراحي ساختار ارتباطي، مشاوران مديريت معمولاً دستورالعملي را به كار مي گيرند كه بعنوان تجزيه و تحليل ارتباطات شناخته شده است.

تجزيه و تحليل ارتباطات از اين نظر به كار گرفته مي شود كه ما را از سلامت ارتباطي سازمان مطمئن سازد. تجزيه و تحليل ارتباطات شامل سه مرحله است:

1. كافي بودن اطلاعات از منابع سازمان و از طريق كانال هاي ويژه درباره موضوع خاص(محتوی).
2. ساختار ارتباطي سازمان.
3. حال و هوا و نتيجه ارتباطات.

در نهايت اين بخش تجزيه و تحليل ارتباطات ممكن است شامل سوالات و مولفه هايي درباره مطالب، كانال، دقت، به موقع بودن براي ارتباط بين كاركنان با هم و يا كاركنان با مديران باشد كه در راستاي رسيدن به اهداف سازماني مورد بررسي قرار مي گيرد(هاميلتون، 1386، 36).

ارتباطات سازمانی

 جهت مشاهده نمونه های دیگر از ادبیات ، پیشینه تحقیق و مبانی نظری پایان نامه های مدیریت کلیک کنید..

نمونه ای از منابع فارسي

1. احمدی، فریدون (1388). شناسایی عوامل مؤثر بر توسعه رفتار شهروندی سازمانی و ارائه الگو برای شرکت ملی نفت ایران، رساله دوره دکتری، دانشکده پردیس، دانشگاه تهران.
2. استونر، جیمز و فریمن (1375). مدیریت «رهبری و کنترل» (جلد سوم). (علی پارسائیان و سید محمد اعرابی، مترجم)، تهران، موسسه مطالعات و پژوهشهای بازرگانی.
3. استونر ، جیمز ای . اف و فری من ، آر . ادوارد و گیلبرت، دانیل آر (1379). مدیریت
   (جلد دوم)، (علی پارسائیان و محمد اعرابی، مترجم)، تهران، دفتر پژوهشهای فرهنگی.
4. اسحاق تيموري، جعفر (1386). مهارتهاي ارتباطي(راهنما براي مديران و كاركنان حرفه اي)، تهران: ديدار نو.
5. اسلامی، حسن و سیار، ابولقاسم، (1387). رفتار شهروندی سازمانی، ماهنامه تدبیر، سال هجدهم، شماره 187.
6. الهی، مریم (1383). بررسی رابطه بین مهارتهای ارتباطی مدیران و تعهد سازمانی معلمان شهرستان مانه و سملقان سال تحصیلی 83-82»، پایــــان نـــامه (کارشناسی ارشد) ، سازمان مدیریت و برنامه ریزی استان خراسان، مدیریت آموزش و پژوهش، به راهنمایی محمدرضا ذبیحی.
7. امیر کبیری، علیرضا (1377). سازمان و مدیریت. تهران، نشر ملک .
8. امیرکبیری، علیرضا(1384). مروری بر تئوریها و اصول مدیریت، تهران، نگاه دانش.
9. امينی، مهنوش؛ نوری، ابوالقاسم؛  سماواتيان، حسين و  سلطان الکتابی، محمدعلی (1388). اثر بخشی آموزش مهارت‌های ارتباطی بر رفتار شهروندی سازمانی پرستاران، مجله ايراني آموزش در علوم پزشكي، دوره 12، شماره 10.
10. بحرالعلوم، حسن (1378). ارتباط بین فرهنگ سازمانی و سبک مدیریت با رضایت شغلی کارشناسان سازمان تربیت بدنی » ، رسالۀ دکتری در رشتۀ مدیریت و برنامه ریزی در تربیت بدنی دانشگاه تهران.
11. …
12. …

نمونه ای از منابع انگلیسی

1. Appelbaum, S ., Bartolomucci, , Beaumier, E ., Boulanger, J ., Corrigan, R ., Dore, I ., Girard, C ., and Serroni, C.( 2004). “Organizational citizenship behavior : a” case study of culture , leadership and trust management decision Vol.42 No.1 , pp13-40.
2. Blanchard, Gayle A.(2012). Communication Satisfaction, Organizational Citizenship Behavior and the Relationship to Student Achievement in High Schools. A Dissertation
3. Bienstock CC, DeMoranville CW, Smith RK.(2003). Organization citizenship behavior and service quality. Journal of Service Marketing; 17(8): 357-378.
4. Brightman, B.K., and Moran,J.W.(1999),” Building Organizational citizenship”,Management Decision, .37,No.9,pg.678.
5. Castro, Carmen.B & Armario, Enrique.M & Ruiz, David.M (2004), “ the influence of employee organizational citizenship Behavior on customer loyalty “ , international journal of Service industry management , Vol.15 No.1.
6. Cohen, Aaron & Kol, Yardena ,(2004), “ professionalism and organizational citizenship behavior “ an empirical examination among Israeli nurses , journal of managerial psychology , Vol.19. No.4.
7. Cropanzano, Russell & Byrne, S.Zinta,(2000),“the relationship of emotional exhaustion to work attitudes , job performance rating , and organizational citizenship behaviors “ fifteenth annual conference of society for industrial and organizational psychology in new Orleans.
8. Dessler, Gary & Phillips, Jean (2008). Managing Now!. Boston New York: Houghton Mifflin Company.
9. Oplatka, I. (2009). “Organizational citizenship behavior in teaching: the consequences for teachers, pupils and the school”. International journal of educational management. Vol. 23 (5). PP: 379-389.
10. Chien, Min-Huei (2000). A Study To Improve Organizational Citizenship Behaviors, Academy of Management Journal, 47.
11. Larsen, S. J. (1997). The effectiveness of teacher induction programs in improving the communication, management and socializational skills of new teachers , , 126 (1997)
12. Submitted in Partial Fulfillment of the Requirements for the Degree of Doctor of Education in Educational Leadership. Northern Arizona University.
13. Organ, D.W. (1988). Organizational Citizenship Behavior: the Good Soldier Syndrome, Lexington Books, Lexington, M.A. Robbens, S.P (2001).
14. “Organizational Behavior”, Prentico Hall, Upper Saddle River, N.J.
15. Oscar Buentello, Jr. & Joo Jung & Jun Sun (2008). Exploring the Casual Relationship between Organizational Citizenship Behaviors, Total Quality Management and Performance, British Journal of Management.
16. …
17. …